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多機能なGmailを活用したくない人におすすめなシンプル初期設定

アイキャッチ_多機能なGmailを活用したくない人におすすめなシンプル初期設定1
  • はじめてGmailを使うけど、どこか設定するとこある?
  • Gmailってなんか多機能で使いこなせない…
  • もう機能をOFFってシンプルに使いたい

そんなあなたに読んでもらいたい記事です。

 本記事の内容 

  1. 多機能なGmailを活用したくない人におすすめなシンプル初期設定
  2. シンプル派でも、これだけは使ってほしい便利機能

ぼくは17年ほどGmialを使ってきましたが、年々パワーアップして進化が止まりません。

当然、便利な機能も増えていくわけですが、なかには「それって本当に便利?」というのもあったりします。

不要っぽい機能を1つずつON/OFFして試してみたところ、自分にとってシンプルで使いやすいGmail環境になりました。

そこで、はじめてGmailを使う方・もっとシンプルに使いたい方向けに、ぼくのパソコン版Gmailの設定内容を一例としてご紹介します

具体的には

Gmial_カスタマイズ_ビフォー
Gmail ビフォー

の状態から

Gmail_カスタマイズ_アフター
Gmail アフター

な感じにしてきます。

「メールが来ないと思ったら、違うタブに分類されて気づかなかった!」なんてことも無くなりますので、5分ほどお付き合いください。


多機能なGmailを活用したくない人におすすめなシンプル初期設定

A:ビューの選択(表示間隔)デフォルト
B:テーマを選択お好みで
C:自動表示有効にする
D:送信取り消し30秒(最大)
E:返信時のデフォルトの操作全員に返信
F:送信&アーカイブ返信に[送信&アーカイブ]ボタンを表示する
G:キーボードショートカットキーボードショートカットON
H:署名署名を入力
例)
————–
広瀬 潤一
I:カテゴリ「メイン」のみチェック
J:チャットチャットOFF
K:メール作成モードプレーンテキストモード

11個の設定早見表

はじめてGmailを使うときを例にして、ONにすべき機能・OFFにしていい機能を見ていきましょう。

まずはガイダンスでの設定

▼はじめてGmailを使うときはガイダンスが出てくるので 次へ で進みます。

Gmail_チュートリアル1
Gmail

▼ビューの選択と出てくるので デフォルト を選んで OK をクリックします。【設定ポイントA】

「デフォルト」にすることで、メール一覧画面(Gmailを開いたときの最初の画面)上で添付ファイルの有無などがパッと見で分かりやすくなりオススメです。

※すでにGmailを使い始めている場合は 歯車アイコン(設定) → 表示間隔 で変更できます。

Gmail_チュートリアル2_ビュー選択
Gmail

▼「セットアップの進行状況」が出てくるので、流れにそって テーマを選択 をクリックします。【設定ポイントB】

※すでにGmailを使い始めている場合は 歯車アイコン(設定) → テーマ で変更できます。

Gmail_ガイダンス3_テーマをクリック
Gmail

お好みのテーマを選んで 保存 をクリックします。

※自分で好きな写真をアップロードすることもできます。

Gmail_テーマ選択前
Gmail

▼すると背景色が変わります。

必須ではないんですが、素のGmailは素っ気なさすぎるので^^;

Gmail_テーマ選択後
Gmail

▼ちなみに、テーマ選択時に「周辺減光を追加」のバーを調整すると、画面の隅がダーク色になって引き締まります。

Gmail_テーマ選択_周辺減光
Gmail

▼残りのガイダンスは、必要に応じて取り組んでください。

とくに不要であれば ×ボタン で消します。

Gmail_ガイダンス_中断
Gmail

「設定」の画面で設定していく

つづいて設定画面に入っていきます。

歯車アイコン → 設定 をクリックします。

Gmail_設定画面を開く
Gmail

▼設定画面が表示されます。タブごとに設定項目がグループになっているので、変更が必要なタブだけ順に見ていきます。

Gmail_設定画面全体
Gmail

詳細設定 タブ【設定ポイントC】

Gmail_設定画面_詳細設定タブ1
Gmail_設定画面_詳細設定タブ2
Gmail

はじめに表示される全般タブを飛ばして、いきなり詳細設定タブですが

C:自動表示有効にする

にして 変更を保存 をクリックします。

全般タブを後回しにしたのは、先に自動表示:有効にしておかないと、全般タブで設定したい項目が出てこないからです。

全般 タブ【設定ポイントD/E/F/G/H】

Gmail_設定画面_全般タブ1
Gmail_設定画面_全般タブ2
Gmail_設定画面_全般タブ3
Gmail_設定画面_全般タブ4
Gmail_設定画面_全般タブ5
D:送信取り消し30秒(最大)
E:返信時のデフォルトの操作全員に返信
F:送信&アーカイブ返信に[送信&アーカイブ]ボタンを表示する
G:キーボードショートカットキーボードショートカットON
H:署名署名を入力
例)
————–
広瀬 潤一

上記のとおり選択して 変更を保存 をクリックします。

Dの送信取り消しは、メール送信したあとに「やっぱなし」とできるので、ONにしておくと結構救われます。

Fの「送信&アーカイブ」ボタンは、文字とおり送信とアーカイブを一発でできるボタンです。

アーカイブとは「受信箱から隠す」操作のことで、メールを読む → アーカイブ とすることで受信箱がスッキリします。

しかも削除とは違って隠れてるだけなので、検索したり「すべてのメール」からいつでも読み返すことができます。

Gの「キーボードショートカット」は、たとえばキーボードのEを押すとアーカイブというふうに、マウスがなくても操作できる機能です。

使い所としては

  1. 受信トレイから古いメールを開く
  2. 読んだらEを押す → アーカイブ(非表示)される
  3. 次のメールを読む
  4. Eを押す
  5. (以下ループ)

とすると、未読メールをサクサク処理できます。

受信トレイ タブ【設定ポイントI】

Gmail_設定画面_受信トレイタブ
Gmail
I:カテゴリ「メイン」のみチェック

上記のとおり選択して 変更を保存 をクリックします。

カテゴリ機能を使うと、受信メールを自動でカテゴリ分類してくれるので、重要なメールから新着チェックできます。

Gmail_カテゴリ分類
Gmail

ですが、思いもしない分類をされて「重要なメールがどうでもいいカテゴリに入ってて気づかなかった!!!」なんてことも

シンプルに使うなら、カテゴリ機能はOFFの一択です。

チャット タブ【設定ポイントJ】

Gmail_設定画面_チャットタブ
Gmail
J:チャットチャットOFF

上記のとおり選択して 変更を保存 をクリックします。

ハングアウトというGoogle純正のチャットサービスがありまして、Gmailの画面からチャットも使えて結構便利です。

ですが、ハングアウトを使っていないのなら、邪魔なだけなので消しておきます。

ここまでで設定画面での作業は完了です。

最後はメール作成画面の設定

▼左上の +アイコン をクリックして、新規メール画面を開きます。

Gmail_新規メール作成
Gmail

オプション(3点) → プレーンテキストモード をクリックします。【設定ポイントK】

Gmail_新規メール作成_プレンテキストモード
Gmail

なぜプレーンテキストモードにするかというと、メール本文の見た目が崩れないようにするためです。

  • 通常(HTML)モード → ブログのように字を装飾できる
  • プレーンテキストモード → メモ帳のように装飾できない

となり、通常モードの方がいろいろ便利そうですが、メールを受け取る相手の環境によっては表示が崩れたりします

ですので、プレーンテキストモードにしておくのが無難ですね。

ちなみに、一度設定すれば次回からはプレーンテキストモードのままとなるので、毎回切り替える必要はありません。

以上がGmialをシンプルに使うための11個の設定項目でした。

おつかれさまでした。

シンプル派でも、これだけは使ってほしい便利機能

ここまでの設定作業で、使わない機能をOFFにしたシンプルなGmailになりましたが、1つだけ外せない便利機能があります。

それは、サイドバーに隠れている

  • カレンダー
  • メモ帳
  • やることリスト

の3つの機能です。

こんな感じ

Gmail_サイドバー
Gmail

Gmailサイドバーの使い方

使うときは、右側のアイコンをクリックするだけ。

Gmail_サイドバー_起動ボタン
Gmail

画面を切り替えずに予定やタスクを確認したり、メールの下書きを書くなどできるので、Gmailの画面さえ表示しておけば事務作業がはかどります。

なお、それぞれの使い方は下記でご紹介していますので、よければご覧ください。

カレンダー

メモ帳

やることリスト

使わないときは非表示にしてスッキリ

サイドバーが不要であれば非表示にできます。

サイドバー有り

Gmail_サイドバーあり
Gmail

サイドバー無し

Gmail_サイドバーなし
Gmail

↓ココをクリックすると表示・非表示を切り替えられます。

右サイドバーを隠す

Gmail_右サイドバー_非表示
Gmail

左サイドバーを隠す

Gmail_左サイドバー_非表示
Gmail

まとめ

A:ビューの選択(表示間隔)デフォルト
B:テーマを選択お好みで
C:自動表示有効にする
D:送信取り消し30秒(最大)
E:返信時のデフォルトの操作全員に返信
F:送信&アーカイブ返信に[送信&アーカイブ]ボタンを表示する
G:キーボードショートカットキーボードショートカットON
H:署名署名を入力
例)
————–
広瀬 潤一
I:カテゴリ「メイン」のみチェック
J:チャットチャットOFF
K:メール作成モードプレーンテキストモード

毎日使うものなので、シンプルで使い勝手がよくなるとそれだけで作業効率が上がります。

Gmailの画面1つで手帳のようにも使えるので、ぜひ活用してください。

最後まで読んでいただきありがとうございました。



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