時間とお金を圧縮する身近なITとの付き合い方

誰でも未練なく書類を捨てられるたった1つのステップ

広瀬 潤一
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広瀬 潤一
スマホ・WEBツール活用の専門家

IT業界にて13年ほど企業の「効率化」「コストカット」にたずさわり独立。

貧乏性で面倒くさがり屋のため、お金をかけずに自動化・仕組み化する方法をアレコレ考えるのが大好きです。

好きな言葉は「楽をするための苦労はいとわない」
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こんにちは。もったいなくて物が捨てられない性格の広瀬(@cubranger)です。

  • いつか頼みそうな不用品回収のチラシ
  • 冷蔵庫に貼ってある水漏れレスキューのマグネット
  • 毎年確実に増えていく年賀状
  • 最後はヤフオクに出すかもと取っておいた家電やおもちゃの取説

あなたの家にもこういったものが溜まっていたりしませんか?

断捨離して物も心もスッキリしたいけど

どれが必要でどれが不要か判断つかない

とりあえず取っておく

溜まり続ける

のループから抜け出すことがなかなかできません。またいちいち要・不要の判断を見極めるのも時間とエネルギーを使います。

 

そこで今回は「とりあえず取っておく」と「いちいち判断しないで捨てる」を両立できる書類の電子化をご紹介します。

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書類の電子化とは

書類というのは、そこに書いてある「情報」が欲しいのであって、紙そのものが欲しいわけではないのだと僕は思います。契約書や優待ハガキなど原本が必要なものは別として、紙そのものがなくても情報さえ取っておけばあとで困ることはありませんので、原紙はサクサクと捨ててしまえます。

 

情報を保管する方法としては、紙よりも電子保管がおすすめです。電子保管のメリットは4つあります。

メリット1 場所を取らない

取っておきたい情報は紙ではなくデータとして保管できるので物がかさばらなくなります。また家中にバラバラに保管していた紙も、データにしておくことで一箇所にまとめてスッキリ保管しておくことができます。

メリット2 探しやすくなる

カテゴリやキーワードで検索できるので、「あの書類どこにしまったっけ?」とあちこち探す手間がなくなります。電子化した書類に探しやすいよう1つずつキーワードを付けたり、書類に書いてある文字を機械が認識してキーワード検索することもできます。

メリット3 いつでもどこでも見れる

書類を電子化しておくというのは、膨大な書類をスマホ1つに詰め込んで歩いているようなものです。常に書類を持ち運んでいるので、いつでもどこでも見たい時に見れるようになります。またデータをインターネット(クラウド)上に保管しておくことで、例えスマホを落としてもデータまで無くしてしまうことはありません。

メリット4 要るか要らないかを判断しなくていい

データ容量が許す限り、要らなそうなチラシでもとりあえず保管しておくことができます。なんでもかんでも電子化してしまえば、要・不要の判断自体が要らなくなります。

簡単に書類を電子化する方法

紙を電子化するにはスキャナーでスキャンする方法が一般的でしたが、スマホとアプリを使えばもっと簡単に電子化できます。

必要なもの

  • カメラ付きのスマホ
  • Evernoteアプリ

Evernote

Evernote

Evernote無料posted withアプリーチ

 

Evernoteとは

「すべてを記憶する」のキャッチコピーの通り、文章・写真・音声・動画・インターネットで見た気になるページの切り抜き・ExcelやWordファイルといった普段パソコンやスマホで触る一通りのものを保管できるサービスです。データを保管するサービスは他にもいろいろありますが、Evernoteは毎月60MBまでという利用上限があるものの、最大データ容量は無料プランでも無制限で利用できます。毎月60MB以内のアップロードであれば、どんなにデータが貯まっても無料で使い続けることができます。

無制限に保管できるサービスといえば、メモならGoogle Keep、写真・動画ならGoogleフォトがありますが、それぞれメモや写真に特化してます。Evernoteは保管するものを選ばないので、Evernoteに集約しておけば検索するときも一箇所で済むようになります。

無料でどこまで使えるか

Evernoteは無料でも利用できますが、有料プランもあります。無料プランとの最大の違いは月間のデータ保存容量が1GB~と大幅にアップする点です。プランの詳細はこちらをご覧ください。

無料で使うなら月にどれくらい保管できるのかというと、一例としてA4サイズのチラシをカラー保存する場合は180枚程度をアップロードできます。(手元のA4カラーチラシを電子化したら約340KBでした。あくまで一例ですが)

紙のサイズや保存する画質にもよりますが、A4用紙を電子化するだけなら1日5枚ペースで無料で利用できる計算になります。

Evernoteを使った電子化の手順

多機能なEvernoteですが、ここでは紙を電子化する流れをご紹介したいと思います。

まずはアプリをインストールして、アカウントを作成します。(アカウント作成の詳細は割愛します)

+(新規作成) をタップします。

カメラ をタップします。

書類にカメラを向けて撮影します。紙の端を自動で認識したり、多少傾いていても補正してくれます

一度に複数枚まとめて撮ることができます。

撮影が終わったら チェック をタップします。

撮影した画像が1つの「ノート」にまとめられたので、ノートのタイトルを入力して保存します。

※Evernoteはノート単位でメモや写真をひとまとめに保存します。。

以上で紙の電子化は完了です。

ノートを見るときは、ノートの一覧からスクロールして探すか、ノートタイトルで検索できます。精度はまちまちですが、写真の中に含まれる文字でも検索することができます。

もっとお手軽に高速に電子化するコツ

Androidスマートフォンだと待受画面にショートカットを作成することができます。ここからワンタップで撮影モードが起動できます。

またノートのタイトルも音声入力で入れてしまえば、電子化作業もサクッと済ますことができます。

さいごに

「捨てられないなら、捨てなくてもいい」の発想で、何でも電子化して保存してしまう方法をご紹介しました。

断捨離とは少し違いますが、またいつでも見れるという安心感からガシガシと紙を捨てられるようになりますので、ぜひお試しください。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

※本記事内の画面キャプチャはEvernote|Evernote Corporationより引用

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スマホ・WEBツール活用の専門家

IT業界にて13年ほど企業の「効率化」「コストカット」にたずさわり独立。

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