時間とお金を圧縮するデジタルとの付き合い方

PCでもiPhoneでもAndroidでもOK。家族で共有したいスケジュール管理はGoogleカレンダーで決まり

広瀬 潤一
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広瀬 潤一
時間とお金をかけないお手軽IT導入の専門家

IT業界にて13年ほど企業の「効率化」「コストカット」にたずさわり独立。

貧乏性で面倒くさがり屋のため、お金をかけずに自動化・仕組み化する方法をアレコレ考えるのが好きです。

好きな言葉は「楽をするための苦労はいとわない」
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こんにちは! 土日どちらかはワンオペ3人育児の広瀬(@cubranger)です。

スケジュール管理って皆さんどうされていますか?

僕はGoogleカレンダーを使っていて

  • 仕事やプライベートの予定
  • 嫁さんのパートのシフト(土日もあるので重要)
  • 保育園のイベントや予防接種の予約
  • 親族や友達の誕生日(永遠に覚えられない)

なんかをスケジュール登録しています。

特に嫁さんのシフトや家庭のイベントは、僕か嫁さんのどちらかがスケジュール登録すればお互い共有されるようにしているので、いちいち相手に訊くことがなくなりました。

今回はGoogleカレンダーを使ったスケジュール共有の方法をご紹介します。

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Googleカレンダーとは

名前の通りGoogleが提供しているスケジュール管理機能です。

  • AndroidだけでなくWindowsでもiPhoneでも使える
  • 複数のカレンダーを作って使い分けられる
  • プライベートな予定と共有したい予定を分けて管理できる
  • 共有したいスケジュールは複数人が書き込める
  • 多数あるカレンダーアプリと連携できる
  • カレンダーデータはインターネット上にあるので機種変更しても消えない

といった特徴があります。

最近ではGmailの画面上で端っこにGoogleカレンダーも表示できるになって、よく使う機能が1画面で収まりますます便利になりました。

関連記事:Gmailの画面から一瞬でカレンダーを表示・登録できるのが思った以上に便利だった

Googleカレンダーで家族と予定を共有する方法

Googleカレンダーは仕事用やプライベート用のように複数のカレンダーを作成することができます。カレンダー単位で誰かと共有するかどうかを選択できるので、家族と共有用のカレンダーを作成すれば簡単に嫁さんと共有できるようになります。

共有用カレンダーの作成は

  • Googleファミリーを登録する(オススメ)
  • 共有専用のカレンダーを作成する(要パソコン)

の2つの方法があります。

Googleファミリーを登録する

Googleのファミリー機能を有効にすると、家族と共有専用のカレンダーが自動的に作成されるので手っ取り早いです。

参考記事:【エラー対応版】Googleファミリー機能のセットアップ手順

あとはスケジュール登録時に共用専用のカレンダー「ファミリー」を選択して登録するだけでOKです。

共有専用のカレンダーを作成する

ファミリー機能が使えない場合、例えば家族ではなく友人や同僚とカレンダーを共有したいときは、共用専用のカレンダーを作成します。2018年5月時点ではスマホアプリからでは新規カレンダーを作成できないので、パソコンから操作します。(スマホからでもパソコン用の画面を表示すれば作成できます)

 

WEBブラウザでGoogleカレンダーを開いて 歯車 をクリックします。

 

設定 をクリックします。

 

左のメニューから カレンダーを追加 > 新しいカレンダー をクリックします。

 

カレンダーの名前を入力して、カレンダーを作成 をクリックします。

 

新しいカレンダーが作成されます。続いて 設定 をクリックします。

 

特定のユーザーとの共有 > ユーザーを追加 をクリックします。

 

カレンダーを共有したい相手のGoogleアカウント(Gmail)を入力 して相手の権限を設定します。

今回は相手にも予定を追加したり編集できるようにしたいので 予定の変更権限 を選択します。

 

相手先を確認して 送信 をクリックします。

 

これで共有相手のGoogleカレンダーにも作成した共用カレンダーが追加されます。あとはこのカレンダーを選択して予定を登録すれば双方に共有されるようになります。

さいごに

今までいちいち家族に訊いて予定を書き込んでいたのが、相手が書き込んだスケジュールが自動的に共有されるようになるので、楽になるうえに「言った言わない」もなくなります。スケジュール共有は簡単に始められますので、ぜひお試しください。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

※本記事内の画面キャプチャはGoogleカレンダー|Google LLCより引用

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