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【名刺アプリ不要】無料で名刺管理するならEvernoteがオススメな3つの理由

アイキャッチ_カード
  • 紙の名刺はかさばるし、探すのも大変
  • かといって名刺アプリに1枚ずつ入力していくのも面倒
  • 簡単に入力できて、しかも無料の良さげなアプリとかない?

そんなあなたに読んでもらいたい記事です。

 本記事の内容 

  1. 無料で名刺管理するならEvernoteをオススメする3つの理由
  2. Evernoteで簡単に名刺を登録・検索する方法

この記事を書いているぼくは、Evernoteというメモアプリで名刺を管理しています。

いままで頂戴した700枚以上の名刺(実物)はすべて捨ててしまいましたが、一度も困ったことはありません。

必要なときは、Evernoteでサクッと見つけられるからです。

そこで今回は、Evernoteをつかって無料で名刺管理する方法をご紹介します

「名刺管理なら専用アプリの方がよくない?」と思うかもですが、いちおう理由がありまして、4分ほどお付き合いください。


無料で名刺管理するならEvernoteをオススメする3つの理由

アイキャッチ_三ツ星

名刺管理といえば、写真を撮るだけでオペレーターが正確に入力してくれる「Eight」が有名です。

Eight - シェアNo.1名刺アプリ

Eight – シェアNo.1名刺アプリ

Sansan, Inc.無料posted withアプリーチ

Eightは名刺専用アプリだけあって、たしかに使いやすいです。

ですが

  1. 名刺の文字をすべて認識
  2. 情報を一元管理
  3. 勝手につながらない

の3つの理由から、ぼくはEvernoteというメモアプリを使っています。

Evernote

Evernote

Evernote無料posted withアプリーチ

理由その1:名刺の文字をすべて認識

一般的な名刺管理アプリは

  • 会社
  • 部署
  • 役職
  • 氏名
  • 連絡先

といった項目が用意されていて、そこに入力していきます。

ところが、メモアプリであるEvernoteには決まった項目はなく自由入力。

それどころか、名刺の写真さえ撮れば文字を自動認識してくれるので、細かく入力しなくてもOK。

カンペキではないものの、住所や資格名など「名刺に載っているすべての文字」で探し出すことができます。

理由その2:情報の一元管理

Evernoteはメモアプリなので、名刺にかぎらず

  • 保育園や学校からの配布物
  • 家電のマニュアル
  • ネットで気になった記事

なども保存できます。

すると、とりあえずEvernoteで探せばだいたい見つかるとなり、「アレどこだったかな??」とあちこち探すことが無くなります

スマホに入れるアプリも減ってスッキリですね。

理由その3:勝手につながらない

実はコレが最大の理由でして、Eightには便利かつ厄介な「つながり」機能があります。

自分か相手のどちらかが名刺を登録すると、Eight上のお互いのアドレス帳に表示されるようになります。

そこまでは良いのですが、厄介なのは

  • SNSのように手軽にメッセージを送れる
  • 異動や昇進といった情報が自動通知される

ようになること。

正直、名刺交換した相手のなかには距離を置きたい人もいるので、自動的にご縁が維持される「つながり」機能はイヤなんですよね。。

その点Evernoteは自分用のメモなので、つながりたい相手の連絡先だけ検索すれば事足ります。

人脈をガンガン活かしたいなら「Eight」がオススメ

僕にとっては厄介な「つながり」機能ですが、人脈やつながりが売上に直結するような職種なら便利だと思います。

ほかにもEightの強みとして

  • オペレーターが正確に入力してくれる
  • 相手の名刺が変わったときに自動更新される
  • 電話がかかってきた時に相手の名前が表示される

などがあるので、「つながり」機能が気にならなければ強力なアプリです。

Eight - シェアNo.1名刺アプリ

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でも僕のようにEightが合わない人は、次のようにEvernoteで名刺管理してみてはいかがでしょうか。

Evernoteで簡単に名刺を登録・検索する方法

アイキャッチ_スマホカメラ

Evernoteで名刺管理するときのポイントは次の2つです。

  1. とにかく写真を撮る
  2. タイトルにメモ書き

とにかく写真を撮る

名刺をちょうだいしたら、Evernoteのカメラ機能で写真を撮ります。

画像内の文字で検索できるので、最低限これだけすればOKです。

▼Evernoteアプリで +ボタン(新規作成) をタップします。

Evernote_新規作成ボタンをタップ
Evernote

カメラ をタップします。

Evernote_新規作成_カメラをタップ
Evernote

▼名刺にカメラをかざします。(自動で撮影されます)

Evernote_新規作成_カメラで撮影
Evernote

▼撮影できたら チェックアイコン をタップします。

Evernote_新規作成_撮影完了
Evernote

次のように「名刺」モードで認識した場合は、戻るボタンでもどって通常の文書として保存するのが無難です。

Evernoteにも名刺専用の読み取り機能がありますが、現時点では精度が低くあまりオススメできません。

Evernote_名刺モード
Evernote

▼名刺の画像化ができました。最低限はこれでOKで、画像内の文字で検索できるようになります。

Evernote_新規作成_撮影後
Evernote

ところが、メモを一覧表示すると「無題のノート」としか表示されずに中身が分かりません。

そこで、メモのタイトルだけは入れておくと一覧でも見やすくなります。

Evernote_メモ一覧_無題のノート
Evernote

タイトルにメモ書き

メモにタイトル(題名)を入力すると

  • 一覧表示の際に分かりやすくなる
  • 検索にひっかかる

といった効果があります。

▼名刺の写真を撮った後のこの画面↓でタイトルを入力します。

Evernote_新規作成_タイトル入力
Evernote

入力する内容は自由ですが、オススメは下記です。

  • 会社名
  • 名前
  • 日付
  • きっかけ(何の機会で名刺交換したか)
  • 「名刺」という文字

基本的には、一覧表示したときでもパッと分かるようなメモを書いていけばOK。

最後の「名刺」という文字を入れるのは、名刺と検索したときに引っかかるので、名刺を一覧で見たいとき用の仕掛けです。

▼さいごに チェックアイコン をタップしてメモを保存します。

Evernote_新規登録_保存
Evernote

タグ機能もあるけど、使わなくてもいい

Evernoteはメモに「タグ」をつけることができます。

たとえば「名刺」というタグをつけておけば、そのタグがついているメモだけ一覧表示するといったことができます。

ですが、前述のとおりタイトルに「名刺」と入れておけば同じく一覧表示できるので、どちらか使いやすい方でOKです。

見つけたい名刺を検索

名刺を登録したら、Evernoteの検索機能ですぐに見つけられます。

名前や会社名のほか、撮影した名刺に書いてある文字でも検索することができます。

また「名刺」と打ち込んで検索すれば、登録した名刺を一覧表示できます。

Evernote_検索結果一覧
Evernote

まとめ

  • 名刺管理にはEvernoteがおすすめ
  • 理由は「画像上の文字で探せる」「情報を一元管理」「勝手につながらない」の3つ
  • でも人脈を活用したいなら Eight の方が便利

Evernoteの無料プランでは、月に60MBまでデータ保存できます。

ちょっと少なく感じるかもですが、紙資料をすべてEvernoteに取り込んでいる僕でもギリギリ無料プランで収まってます。

>>関連記事:誰でも未練なく書類を捨てられるたった1つのステップ

名刺の束が消えて、しかもサクッと検索できますので、ぜひお試しください。

最後まで読んでいただきありがとうございました。



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